Nieobecności
Moduł Nieobecności w CRM to kompleksowe rozwiązanie wspierające organizację czasu pracy oraz planowanie urlopów w firmie. Umożliwia wygodne tworzenie i obsługę wniosków urlopowych, automatyczne generowanie list obecności oraz bieżące monitorowanie liczby pozostałych dni urlopowych każdego pracownika. Dzięki elastycznej konfiguracji moduł pozwala dostosować procesy do wewnętrznych zasad firmy, zapewniając przejrzystość i sprawną kontrolę nad wszystkimi typami nieobecności.
Dostęp
- Mogę zgłaszać wnioski urlopowe
- Dostęp do wszystkich nieobecności pracowników
- Możliwość akceptowania wniosków urlopowych
- Możliwość usuwania wniosków urlopowych
- Pokaż widget urlopowy i obecności na dashboard
Konfiguracja
Aby moduł Nieobecności mógł prawidłowo wyliczać liczbę dni wolnych, generować listy obecności oraz prezentować aktualne dane pracowników, konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie kilku elementów w systemie. Poniżej opisano wszystkie ustawienia wymagane do poprawnego działania modułu.
Konfiguracja -> Użytkownicy: Wnioski urlopowe
Dane do wniosów urlopowych
W tym miejscu należy uzupełnić dane, które będą automatycznie wykorzystywane podczas generowania wniosków urlopowych w formacie PDF. Po wprowadzeniu informacji kliknij przycisk „Zapisz”.
Rodzaje wniosków urlopowych
Moduł posiada domyślnie zdefiniowaną listę rodzajów wniosków urlopowych. Aby dodać nowy rodzaj, kliknij przycisk „Dodaj rodzaj”.
W oknie konfiguracji rodzaju wniosku urlopowego należy określić jego nazwę. Pole „Nazwa w dopełniaczu” jest opcjonalne. Dodatkowo, dla każdego rodzaju wniosku, zarówno podczas dodawania, jak i edycji – można ustawić parametr „Nie odejmuj od dni wolnych użytkownika”.
Aktywowanie tej opcji spowoduje, że złożenie takiego wniosku nie zmniejszy puli dostępnych dni wolnych pracownika, nawet jeśli w jego ustawieniach określona jest roczna liczba dni urlopowych.
Konfiguracja -> Użytkownicy: Formy zatrudnienia
W systemie można również zdefiniować dostępne formy zatrudnienia funkcjonujące w firmie.
Aby dodać nową formę zatrudnienia, kliknij przycisk "Dodaj formę zatrudnienia"
W oknie konfiguracji wprowadź nazwę formy zatrudnienia, a następnie kliknij „Zapisz”.
Ustawienia pracowników
Moduł umożliwia wygenerowanie z poziomu panelu głownego listy obecności oraz wyświetlenia informacji o liczbie pozostałych dni wolnych. Widoczność tego elementu zależy od posiadania uprawnienia „Pokaż widget urlopowy i obecności na dashboard”
Przed rozpoczęciem pracy z modułem należy określić liczbę dni wolnych przysługujących pracownikom. W tym celu przejdź do sekcji pracowników i wybierz odpowiednią kategorię, na przykład Doradcy.
W widoku listy użytkowników dostępne są dwie nowe kolumny: „Forma zatrudnienia” oraz „Pozostałe dni wolne”. Aby je uzupełnić, należy przejść do edycji wybranego pracownika.
W formularzu edycji użytkownika określ:
- Formę zatrudnienia (wcześniej zdefiniowaną w konfiguracji)
- Ilośc dni wolnych przysługująca w roku
- Ilośc dni wolnych pozostałcyh w bieżącym roku
Po uzupełnieniu tych danych system będzie automatycznie wyliczał i prezentował aktualną liczbę dostępnych dni wolnych na podstawie składanych wniosków urlopowych.
Zarządzanie Nieobecnościami
Każdy użytkownik ma możliwość samodzielnego dodawania swoich nieobecności do systemu. Domyślnie widzi swoje własne nieobecności oraz nieobecności osób należących do jego struktury organizacyjnej. Jednak, aby uzyskać pełny wgląd w nieobecności wszystkich pracowników, wymagane jest uprawnienie - "Dostęp do wszystkich nieobecności pracowników".
Aby zgłosić wniosek urlopowy, pracownik musi posiadać uprawnienie "Mogę zgłaszać wnioski urlopowe". Po uzyskaniu tego uprawnienia, pojawia się nowa zakładka w lewym menu "Moje wnioski urlopowe", umożliwiająca dodawanie wniosków.
Procedura Wnioskowania o Urlop
Użytkownik może określić datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu, datę dodania, pokaż nieobecność od, wybrać rodzaj urlopu oraz dodać ewentualne uwagi w postaci notatki. Istotną funkcjonalnością jest możliwość generowania wniosku w formie pliku PDF.
Uwzględnianie dni wolnych
Przy wyliczaniu dni nieobecności system automatycznie pomija dni ustawowo wolne od pracy oraz święta.
Pokaż nieobecność od
Aby uniknąć nieporozumień związanych z odległymi planowanymi urlopami, wprowadzono pole "Pokaż nieobecność od" - pozwalające ustalić od jakiej daty wniosek ma być widoczny w systemie jako planowana nieobecność. Dzięki temu np. wniosek na sierpień złożony w styczniu nie będzie widoczny od razu w podglądzie dostępności pracownika.
Akceptacja i Odrzucanie Wniosków
W celu zapewnienia płynności procesu akceptacji wniosków urlopowych, moduł umożliwia określenie osób odpowiedzialnych za akceptację wniosków poprzez nadanie im uprawnienia "Możliwość akceptowania wniosków urlopowych".
Osoby posiadające to uprawnienie mają możliwość akceptacji lub odrzucenia wniosków w zakładce "Wnioski Urlopowe Pracowników".
Widok nieobecności
Dodatkową funkcjonalnością modułu jest dostęp do informacji o nieobecnościach pracowników.
W zakładce "Montaże" dostępny jest podgląd nieobecności monterów na najbliższe dwa tygodnie. Ta funkcja pozwala efektywnie planować prace związane z montażem, uwzględniając dostępność pracowników.
Ponadto, widok nieobecności jest dostępny również w zadaniach powiązanych z osobą nieobecną.
